Slik forenkler Kanvas rekrutteringen med Digipost Kontroll

Slik starter historien om Kanvas, som i dag har vokst til å bli Norges største ideelle barnehagestiftelse der 1300 ansatte passer på over 4000 barn fordelt på 67 barnehager.

Kanvas sitt formål er å bedre barns oppvekstsvilkår og foreldrenes hverdag gjennom drift av gode barnehager. Som en ideell stiftelse går pengene de tjener tilbake til barna, barnehagene og kompetansebygging hos de ansatte.

Med ansvar for så mange ansatte og barn, er det viktig med klare rutiner for rekruttering av nye medarbeidere. Som rekrutteringsansvarlig i Kanvas, har regionsleder Torolf Bjerkem det overordnede ansvaret for rekruttering for hele stiftelsen.

– Det er daglig leder i den enkelte barnehage som har ansvaret for rekruttering til sin barnehage, men som rekrutteringsansvarlig har jeg ansvar for å levere rekrutteringsløsninger og faglig begrunnede prosesser og rutiner for en best mulig rekrutteringsprosess, sier Torolf Bjerkem. 

Manuelt og tidskrevende 

Som en del av rekrutteringsprosessen krever barnehageloven at alle ansatte må fremvise gyldig politiattest før de kan starte i jobben. Tidligere måtte kandidater levere politiattest fysisk, noe som var tidkrevende og kunne medføre brudd på GDPR.

– Prosessen bød på en rekke utfordringer. Ofte ble politiattester sendt inn via e-post, noe som ikke er i tråd med GDPR. Dette igjen la et større ansvar på barnehagene for å ha gode rutiner for sletting av sensitive opplysninger, for barnehager har ikke hjemmel i loven for å arkivere politiattester. Det resulterte også i større usikkerhet rundt hvorvidt politiattester ble håndtert på riktig måte, også tok det veldig mye tid, forklarer han.

Ny og sikker løsning med Digipost Kontroll 

Kanvas ønsket å effektivisere rekrutteringsprosessen, og så at Digipost Kontroll kunne spille en viktig rolle i dette arbeidet. 

– Vi så at Digipost Kontroll kunne gi en mer fleksibel og sikrere prosess for administrasjon av politiattester i søknadsprosessen. 

Istedenfor at daglig leder må bruke tid på å avtale og møte kandidaten for å sjekke politiattesten, kan de nå sende en forespørsel til kandidatene om å få innsyn i politiattesten via Digipost. Kandidaten kan enkelt svare på forespørselen ved å gi Kanvas innsyn i sin politiattest når den er mottatt i Digipost. 

– Prosessen har flere fordeler sammenlignet med den gamle. Det gir en sikrere håndtering av politiattester, der det ikke er noen risiko for feil håndtering av sensitive dokumenter. Det er enklere, krever mindre koordinering, og det sparer tid for alle, forteller Torolf. 

Positivt mottatt og økt interesse 

Torolf forteller at de utelukkende har mottatt positive tilbakemeldinger fra de ansatte. 

– For meg er dette kanon! Det er mye enklere å håndtere politiattester direkte når jeg uansett sitter foran skjermen. Jeg kan sjekke det raskt og effektivt, uten å måtte avtale fysiske møter eller håndtere papirdokumenter, sier Torolf.

Ikke bare en løsning for barnehager 

Kanvas ser stor verdi i denne digitale løsningen og anbefaler den på det sterkeste til andre aktører som håndterer politiattester, som for eksempel skoler, helse- og omsorgsinstitusjoner, brann- og redningstjenester med fler. 

– Digipost Kontroll gir oss en sikrere og mer strømlinjeformet prosess. Det er en løsning som virkelig gir verdi både for oss som arbeidsgiver og for kandidatene, avslutter han.